Droit Fiscalité belge

Les règles comptables étaient traditionnellement orientées vers la tenue de livres matériels, sur des supports en papier.

C’est ainsi que la loi du 17 juillet 1975 impose la tenue du livre journal retraçant toutes les écritures. Et les mouvements totaux doivent être centralisés par période (par mois ou par trimestre) dans un livre centralisateur.

De même, une fois par an, l’entreprise doit établir un inventaire de ses avoirs et de ses dettes, inventaire qui doit être consigné dans un livre d'inventaire.

Des règles formelles assurent l’intégrité de la comptabilité papier.

Les livres doivent être cotés pour former une série continue, ils ne peuvent contenir de ratures  et, surtout, ils doivent être visés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce.

Le rapport au Roi, précédant l’arrêté royal reconnaît : « ceci mène à une pratique absurde selon laquelle les entrepreneurs doivent imprimer leurs listings électroniques et les coller dans les livres visés et/ou paraphés tel que légalement prescrit. »

Et effectivement, ces règles bien connues paraissent anachroniques à l’époque de la comptabilité informatisées.

Le Gouvernement s’est enfin préoccupé de cette situation en définissant des principes permettant une comptabilité purement électronique.

Il était temps puisque que la loi du 16 janvier 2003 sur la Banque Carrefour des Entreprises, rend pratiquement inexécutables les formalités du visa et du paraphe.

Il fallait donc supprimer l'obligation de visa prévue par l'arrêté royal du 12 septembre 1983 qui exécute la loi de 1975 sur la comptabilité, et autoriser la tenue des livres électroniques.

Comment le nouvel arrêté royal remplit-il ces objectifs ?

L’article 2 de l’arrêté pose le principe de l’option : les livres légaux peuvent être tenus sur papier ou au moyen de systèmes informatisés. Cela allait sans dire, et c’est dit à présent.

Il reste que la comptabilité tenue électroniquement doit toujours répondre aux conditions de la loi du 17 juillet 1975, l’arrêté ne changeant pas ces conditions.

Pour les entreprises qui restent « papier », il a été choisi de les assujettir à la comptabilité simplifiée comme définie à l’article 5 de la loi de 1975.

Le législateur réglementaire considère en effet que ces entreprises seront en général de petites entreprises. Mais une grande entreprise, si elle choisit la comptabilité papier, bénéficiera de la comptabilité simplifiée.

En ce cas, les livres ne devront plus être visés ou paraphés.

Une nouvelle obligation remplace le visa : avant la première utilisation des livres, un formulaire d'identification spécial doit être déposé au guichet d'entreprise.

Le formulaire mentionne :

1.      La dénomination, ainsi que le numéro BCE ;

2.      La fonction du livre ou du journal, ainsi que la place qu'il occupe dans sa série ;

3.      Le nombre de pages du registre, ainsi que le nom et le numéro d'entreprise de l'imprimeur.

Ces règles s’appliquent à toutes les entreprises, même les institutions publiques.

L’article 6 alinéa 2 exige que le support choisi pour la conservation des livres et journaux assure l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite.

C’est pourquoi une entreprise qui tiendra électroniquement la comptabilité, devra conserver non seulement les fichiers contenant les livres, mais aussi les programmes et les systèmes qui permettent de les lire.

Chaque état comptable doit pouvoir être présenté et réimprimé pendant la période de conservation minimale.

Vu l'évolution technologique rapide en ce domaine, le rapport au Roi précise que le Gouvernement examine la possibilité de réduire cette durée qui est actuellement de 10 ans.

Autre conséquence de l’inaltérabilité des données, l’article 7 de arrêté d’exécution de la loi de 1975 est adapté en ce sens que la centralisation récapitulative par période, dans le livre centralisateur, n'est plus exigée si l’irréversibilité des données légales est garantie au moyen des écritures dans les livres journaux auxiliaires (avant ces livres journaux auxiliaires étaient visés et paraphés).

Quant au PCMN, il est rafraîchi à la suite du Code des sociétés (il était temps, le Code étant entré en vigueur le 6 février 2001). C’est ainsi que notamment les références aux « sièges d'opération » sont supprimées vu les notions utilisées dans le Code des sociétés.

A titre de dispositions transitoires, il est prévu que les entreprises qui au 7 février 2005 tiennent leurs livres et journaux exclusivement de manière manuscrite et qui n'utilisent pas de registres reliés ou brochés (la seule méthode autorisée dans le futur suite à l’arrêté royal commenté), pourront continuer cette pratique jusqu'à la fin de l'exercice comptable en cours.

L’arrêté modifie enfin la contribution des entreprises aux frais de fonctionnement de la CNC qui s'élève à présent à 2,23 € par compte annuel.

L’arrêté entre en vigueur le 7 février 2005.

Cependant, les articles 2 à 6 (relatifs au visa) produisent leurs effets à dater du 1^er juillet 2003, date de la loi sur la BCE.

C’est logique car depuis cette date la formalité du visa est devenue en pratique inexécutable ; il s’agit donc de restaurer une certaine sécurité juridique.

Cependant le Conseil d’Etat a critiqué l’abrogation rétroactive de l’article 8 de l’arrêté d’exécution de la loi de 1975.

Cet article prévoyait la possibilité de tenir le livre journal sur d'autres supports que sur du papier, pour autant que le support choisi assure que les documents enregistrés soient inaltérables.

Cette faculté est certes rendue inutile par le nouvel arrêté royal mais, note le Conseil d’Etat, ce nouvel arrêté pose des obligations nouvelles ou complémentaires en matière de comptabilité, qui ne peuvent être imposées de manière rétroactive.