Droit Fiscalité belge

1.         Factures de ventes

-          Classement par ordre chronologique de numéros.

-          Attribuer un numéro séquentiel à chaque facture selon les mois de facturation.

2.         Factures d’achats

-          Classement par ordre d’arrivée des factures.

-          Il n’est pas nécessaire d’effectuer un classement par fournisseur et/ou par date, ni de numéroter la facture classée.

-          Toutes les factures sont classées (ne pas retenir les factures impayées).

-          Pour gérer les paiements : procéder à la rédaction de la formule du paiement dès la réception de la facture qui est ensuite classée. Suivre l’évolution des paiements à effectuer sur base des formules de paiement préétablies.

3.         Compte bancaire

-          Classer les extraits bancaires par ordre séquentiel selon leur numéro.

-          Annexer en dessous de l’extrait le double des formules de paiement concernées par l’extrait.

-          Si un mouvement n’est pas justifié par un document, inscrire sur l’extrait la justification du mouvement (ex : prélèvement de fonds par le dirigeant, chèque émis, …).

-          Certains mouvements sont justifiés par la banque (ex : échéance d’un crédit) : dans ce cas ne rien inscrire.

4.         Caisse

-          Certaines recettes et dépenses ne transitent pas par un compte bancaire.

-          En recettes : paiement cash par un client.

-          En dépenses : paiement cash à un fournisseur, achat de timbres poste, petites dépenses courantes (sandwichs, boissons, parcmètres,…).

-          Approvisionner la caisse par un prélèvement bancaire suffisant pour couvrir les dépenses d’un période minimum (par exemple trois mois).

-          Sur l’extrait bancaire : lors du retrait, inscrire « retrait caisse ».

-          Inscrire ce montant dans le livre de caisse dans la colonne « recettes ».

-          Tous les mouvements de caisse doivent être justifiés par une pièce comptable numérotée (reçu, ticket,…).

-          Etablir une feuille de caisse mensuelle.

Exemple de schéma :

5.         Les prélèvements de fonds du dirigeant

-          Le dirigeant transfert sa rémunération nette du compte bancaire de la société vers son compte bancaire privé.

-          Idem pour d’éventuels prélèvements complémentaires (à éviter : compte courant débiteur).

-          Eviter absolument d’effectuer par le compte bancaire de la société des dépenses privées.

6.         Le personnel

-          Communiquer les relevés comptables mensuels établis par le secrétariat social.

-          Paiements des rémunérations nettes : inscrire en regard du paiement sur l’extrait bancaire : « rémunérations » ou « salaires ».

-          Le précompte professionnel et les cotisations à l’ONSS seront repris sur les factures du secrétariat social.

7.         Les frais de voiture

-          Toutes dépenses relatives à la voiture de la société doivent être adressées à la société.

-          Pour le carburant la procédure idéale est d’utiliser une carte eurochèque pour les approvisionnements avec une facture mensuelle récapitulative.

8.         Les frais de représentation

-          Exemple de procédure : utiliser une carte de crédit.

-          Garder les pièces justificatives avec indication des personnes invitées (souches TVA, notes diverses).

-          Agrafer ces pièces au relevé mensuel établi par l’organisme de crédit.

-          Classer avec les factures d’achats.

9.         Les frais privés imputables à la société

-          Exemples : les consommations d’eau, chauffage, électricité de l’immeuble privé du dirigeant qui utilise un bureau et ses parties communes pour l’activité de sa société.

-          Etablir une note de frais mensuelle ou trimestrielle ou annuelle pour la quote-part imputable à la société. Annexer une copie de la facture à titre de justificatif.

-          NB : autant que possible, organiser une facturation à la société directement (récupération de la TVA).

10.       Les investissements et leur financement

-          Les factures d’investissement sont classées avec les factures d’achats.

-          Transmettre les contrats de financement et leur tableau d’amortissement.